Tips Menghadapi Komplain Pelanggan

Tips Menghadapi Komplain Pelanggan

    Memberikan kepuasan kepada pelanggan tentunya menjadi kewajiban utama bagi para pelaku usaha. Bahkan tak jarang pelaku usaha rela memberikan fasilitas dan pelayanan yang maksimal untuk bisa menciptakan kepuasan bagi setiap konsumennya.
    Meskipun begitu, terkadang pelayanan yang kita berikan belum tentu sesuai dengan harapan konsumen. Sehingga tak heran bila sebagian dari mereka kemudian mengeluh dengan pelayanan yang diberikan dan menyampaikan komplainnya dengan cara yang kurang sopan, misalnya saja dengan marah-marah.
Biasanya para pelanggan akan komplain ketika mereka kecewa dengan pelayanan yang diberikan dan merasa dirugikan oleh para pelaku usaha.

    Berikut beberapa tips menghadapi kompalin pelanggan yang bisa Anda lakukan:
1. Catat semua komplain pelanggan dan jadikan bahan evaluasi
    Catat semua komplain yang disampaikan konsumen dan jadikan sebagia bahan evaluasi untuk memperbaiki kualitas pelayanan Anda kedepannya. Dari pengalaman-pengalaman tersebut, Anda bisa menciptakan solusi atau cara baaru untuk membangun kepuasan para pelanggan Anda.
2. Cobalah untuk mengobati kekecewaan pelanggan
    Meskipun telah menemukan solusi terbaik untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi konsumen, namun pada daasarnya tugas Anda belum sepenuhnya selesai. Selanjutnya cobalah untuk mengobati kekecewaan pelanggan Anda dan mengembalikan kepercayaan mereka yang sebelumnya sempat hilang. Buatlah beberapa program promosi khusus untuk menyenangkan hati pelanggan. Dengan strategi promosi tersebut, kekecewaan konsumen bisa segera terobati dan kepercayaan mereka mulai terbangun lagi.

Tips Menghadapi Komplain Pelanggan

3. Redakan emosi konsumen dengan menjadi pendengar yang baik
    Yang Anda bisa lakukan yaitu berusaha menenangkan emosi konsumen yang sedang memuncak. jadilah pendengar yang bak dan berikan kesempatan bagi mereka untuk mengungkapkan segala kekecewaan yang mereka dapatkan. Tunjukan empati Anda dan berikan tanggapan yang positif. Jangan sekali-kalii memotong pembicaraan mereka apalagi ikut terpancing emosinya, sebab hal tersebut akan memperburuk keadaan yang Anda hadapi.
4. Hindari sikap yang terlalau kaku
    Terkadang pelaku usaha menghadapi konsumen dengan sikap yang terlalu kaku atau monoton sehingga konsumen merasa kurang diperhatikan. Bahkan tak jarang pelaku usaha menggunakan alasan "kebijakan manajemen" sebagai pelinding untuk membela diri. Tindakan seperti itulah yang kurang disukai konsumen, karena aturan manajemen yang Anda buat terkadang tidak bersahabat bagi mereka dan carikan solusi untuk setiap permasalahan yang dihadapinya.

Tips Menghadapi Komplain Pelanggan

5. Berikan solusi bukan senggahan untuk membela diri
    Ketika emosi konsumen mulai mereda, selanjutnya tawarkan beberapa solusi untuk permasalahan yan mereka hadapi. Jangan sekali-kali untuk membela diri. Diskusikan permasalahan yang ada dan carilah jalan keluar yang saling menguntungkan kedua belah pihak. Hal ini penting untuk mengembalikan kepercayaan para konsumen terhadap bisnis Anda.

    Dengan menangani komplain pelanggan secara tepat, maka tidak menutup kemungkinan loyalitas konsumen pun bisa ikut meningkat. Lakukan perbaikan secepat mungkin dan dapatkan kepercayaan dari para pelanggan Anda.